Стратегическая сессия: вопросы и ответы

Для чего проводится стратегическая сессия

Стратегическая сессия является одним из важнейших для компании мероприятий делового характера. В процессе ее проведения руководящий состав организации вместе с ведущими специалистами формируют детальный план дальнейшего развития. Результатом совещания становится новая стратегия, призванная привести компанию к процветанию и получению ожидаемых финансовых результатов.

Спланированная стратегия развития является залогом успешной деятельности любого бизнеса независимо от его масштаба и срока присутствия на рынке. Для достижения высоких целей важен план – и составлять его должна команда из собственников и ключевых сотрудников компании. Лишь сообща участники стратсессии способны выявить наиболее уязвимые места в работе, сформировать цели на перспективу и определить эффективные способы по их достижению.

В задачи стратегической сессии входят:

• Разработка стратегии дальнейшей деятельности или определение нового направления развития;
• Поиск решения кризисной ситуации, связанной с падением прибыли или высокой конкуренцией;
• Повышение мотивации сотрудников, установление тесного контакта между руководством и ведущими специалистами.

Проводить стратсессию необходимо регулярно. Как правило, подобные мероприятия могут предусматривать долгосрочное, сроком до 5 лет, или краткосрочное, до года, развитие компании. Ввиду постоянных колебаний рыночной конъюнктуры в утвержденный план рекомендуется вносить изменения каждый квартал. В случае каких-либо резких перемен на рынке может потребоваться внеочередное проведение стратегической сессии.

Цели проведения стратсессии

Несмотря на внушительный список обсуждаемых на стратегической сессии вопросов, главная цель подобного совещания всегда заключается в повышении финансового результата бизнеса. Любой принимаемый план оценивается деньгами и требует детального подсчета не только прибыли, но и необходимых затрат. А также содержит сведения о функциях каждого из отделов, объеме привлечения ресурсов и прочих факторах, без которых достичь поставленной цели не получится.

В общий список целей стратсессии могут входить:

• Анализ рыночной статистики и показателей компании;
• Установление новых точек роста;
• Принятие стратегии развития бизнеса на определенный срок;
• Определение задач и функций для руководителей, отделов и отдельных специалистов;
• Решение вопросов, связанных с новыми проектами или продуктами, освоением новых рынков и инвестициями.

Характер обсуждаемых вопросов обуславливает присутствие на совещании тех или иных участников. Если принимается решение о разработке нового продукта или улучшения характеристик уже производимого товара, на стратсессию приглашаются ведущие маркетологи, крупные заказчики и потенциальные инвесторы. В случае утверждения стратегии развития компании совещание проводится в кругу руководства и начальников отделов. Как правило, количество присутствующих на подобных сессиях составляет 5-15 человек, а весь процесс обсуждения может длиться от пары часов до нескольких дней.

Правила проведения стратегической сессии

Процесс определения глобальных целей и перспектив компании должен быть четко регламентировать и проходить в определенном порядке. Перечень обсуждаемых вопросов, список участников и все необходимые материалы подготавливаются заранее. Сама стратсессия проводится поэтапно, по предварительно подготовленному сценарию.

Обязательными этапами стратегической сессии являются:

1. Вступление – совещание открывается с приветствия участников, объявления целей и задач встречи, формирования открытой дружеской атмосферы общения;
2. Текущий анализ дел – ведущий демонстрирует статистические и аналитические материалы, специалисты и главы отдел демонстрируют презентации и зачитывают доклады, участники определяют наиболее слабые места в работе компании;
3. Мозговой штурм – активное выдвижение предложений и их совместное обсуждение, поиск оптимальных путей решения выявленных проблем;
4. Утверждение лучших идей – из представленных в ходе обсуждения предложений отбирают лучшие, которые одобряет руководство и другие члены совещания;
5. Подведение итогов – составляется список принятых стратегических решений, формулируются выводы.

Для проведения столь масштабного и важного мероприятия, как стратегическая сессия, компания обычно приглашает профессионального фасилитатора. Данный специалист оказывает услуги в сфере подготовки и организации бизнес-дискуссий. Он же выступает ведущим на протяжении всей встречи.

Подготовка стратсессии

Стратегическая сессия существенно отличается от обычного совещания по текущим вопросам. Важное мероприятие, от результатов которого напрямую зависит будущее компании, требует детальной подготовки. Поэтому приступать к планированию данной встречи рекомендуется минимум за месяц до установленной даты.

Подготовка к стратегической сессии включает в себя:

• Формулирование главной цели мероприятия – она может касаться поиска новых каналов сбыта продукции, сокращения затрат, открытия нового продукта и т.д.;
• Определение круга участников – руководители и специалисты отделов, деятельность которых будет обсуждаться на встрече, должны быть оповещены о предстоящей сессии, от них могут также потребоваться определенные отчеты и доклады;
• Разработка сценария – планирование всех этапов совещания в строгой последовательности и с учетом отведенного времени.

Также в процессе подготовки собираются все данные для предстоящего анализа и обсуждения. Обязательными документами могут выступать результаты проведенного анализа рынка и конкурентов, сведения по аудиту бренда, сравнение показателей компании с другими организациями. Для удобства восприятия информацию приводят в наиболее приемлемый формат – составляют слайды, диаграммы и графики. Кроме того, во время подготовки решается вопрос с подбором помещения и созданием комфортных условий для участников. Это может касаться посадочных мест, заказа специального оборудования, обеспечения людей питьевой водой и т.д.

Рекомендации по подготовке и проведению стратсессии

Подготовка и проведение столь масштабного мероприятия требует пристального внимания ко всем деталям. Предварительная работа над предстоящей сессией ведется с привлечением нескольких специалистов – человек, ответственный за сбор материалов и информации, обращается к маркетологам, сотрудникам производственного отдела, бухгалтерии и других подразделений компании. Кроме того, он должен учесть и проработать все организационные моменты совещания.

Несколько рекомендаций по работе над стратегической сессией:

• Частота проведения стратсессии определяется размерами компании – крупный бизнес может нуждаться в планировании и корректировке целей раз в год, в то время как небольшим фирмам рекомендуется обсуждать стратегию развития гораздо чаще;
• В начале совещания следует установить правила поведения и высказывания мнения – это позволит поддерживать дисциплину и деловую атмосферу мероприятия;
• Каждый из этапов встречи не должен быть долгим – оптимальной продолжительностью считается 30-60 минут;
• Важно поддерживать интерес участников на всем протяжении мероприятия – во время приветственной речи допускаются шутки и анекдоты по теме, в процессе обсуждений необходимо учитывать все ответы и мнения, для подогрева мозгового штурма можно использовать элементы тимбилдинга и игры;
• Действовать по сценарию – следование повестке поможет уложиться в отведенное время и охватить все вопросы, изложенные в программе.

Не допускается менять сценарий в ходе сессии. Любые изменения могут иметь негативные последствия – неожиданные вопросы способны запутать участников и привести обсуждения в тупик. В итоге, встреча затянется, а запланированные цели могут остаться не достигнутыми.

Заказать тренинг «Стратегическая сессия» можно, обратившись в компанию «Teamsoft». Наши специалисты продемонстрируют, какой должна быть продуктивная встреча руководящего состава с ведущими сотрудниками по поводу будущего организации. А также они разработают программу бизнес-совещания с учетом всех важнейших моментов и проведут его в оптимальном формате.